Le projet est en retard, il nous faut un plan

Avez-vous déjà remarqué que la première chose qu’on nous demande de faire lorsqu’un projet est en retard est de produire une liste?  Bien sûr, cette liste est parfois habilement dissimulée par une autre appellation comme un plan d’action ou un état général de la situation.  Mais dans tous les cas, le document produit reste toujours une liste des choses à faire pour compléter le projet.

L’objectif de cette liste est de créer une stratégie claire pour la complétion du projet.  Le client va s’en servir comme étalon pour juger de l’avancement futur du projet.  Elle lui donne une sensation de contrôle parce qu’il sait ce qu’on doit faire, la direction qu’on va suivre et combien de temps on va prendre.  Elle n’existe que pour cet objectif bien particulier soit rassurer le client et lui démontrer qu’on a la volonté de compléter le projet.

Cependant, est-ce que notre fameuse liste est vraiment utile?  Après tout, on a investit beaucoup de temps pour préparer un plan correspondant au meilleur de nos connaissances.  On aurait pu aussi bien utiliser ces efforts pour cocher quelques items de la liste et le projet aurait avancé plus rapidement.  En réalité, elle n’a effectivement que  peu d’importance et on pourrait très bien s’en passer.  Non pas parce que c’est un travail inutile, le projet est en retard et ça ne sers à rien de jouer à l’autruche, mais parce qu’elle ne parle pas de ce qui est vraiment important.

En effet, on y parle de tout ce qui reste à réaliser mais curieusement on touche rarement à ce qui est complété et aux objectifs du projet.  Pourtant, la portion complétée est un résultat tangible et mesurable permettant de bien mieux mesurer notre avancement que n’importe qu’elle hypothèse émise dans un plan d’action futur.  Également, on est déjà en retard et pour arriver dans un délais raisonnable, est-ce qu’on ne devrait pas réviser notre destination au lieu de juste accélérer?  Mais ce ne sont pas les seuls problèmes du plan d’action.  Dans un projet, la situation peut se modifier rapidement et on doit adapter notre stratégie à tout moment pour répondre ces changements.  Le plan est donc rapidement invalide dès qu’on essaie de le réaliser.  Pourtant notre client utilise le document qu’on lui a fourni pour nous tenir redevable du respect du plan prévu et il s’attend qu’il soit respecté à cent pour cent dans les délais.

Il n’existe qu’un seul moyen de s’en sortir.  Le plan d’action doit être un document vivant et flexible faisant partie intégrante du projet à partir du premier jour.  Ceci demande une très grande transparence de notre part et de la part du client car les deux parties doivent clairement exprimer leurs attentes et leurs capacités en tout temps.  Ce n’est pas si compliqué que ça. Nous avons déjà la plupart du temps les outils nécessaires pour le faire.  En effet, on peut commencer en donnant accès au système de suivi des demandes et peut-être à une planification générale des ressources.  Le reste viendra à mesure des besoins.  Il est cependant essentiel que le plan d’action créé pour exprimer la stratégie de projet soit utilisé activement par les deux parties sinon il est rapidement désuet et inutile.  N’oubliez jamais la loi de Gamelin :

Aucun plan de bataille ne survit au contact de l’ennemi.

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